Organisation de soirée de gala : vous recevez vos invités, nous tenons la soirée

Commençons par un brief

Une soirée de gala se joue sur quelques heures et se prépare pendant des semaines : le lieu, la table, la lumière, l'arrivée de chaque invité. Pour l'organisation de soirée de gala, vous fixez avec nous l'intention et la liste des invités, et nous tenons tout le reste, de la faisabilité au bilan, à Genève, à Paris, à Dubaï et partout où votre Maison nous emmène. Luxury by the Lake réunit pour cela Pelichet Expositions, à Genève, et une équipe de production basée à Paris.

En bref

Ce que nous faisons

organisation et production de dîners et de soirées de gala, de la faisabilité au bilan : dîner de gala, soirée de lancement, réception privée de Maison, soirée d'entreprise

Prise en charge

lieu, scénographie, son, lumière, vidéo, coordination du traiteur, plan de table, accueil, protocole, transport des invités, régie

Villes

Genève, Paris, Dubaï, partout dans le monde

Responsabilité

décors réemployés, LED sur le réseau du lieu, repas et mobilier donnés, fiche bilan par soirée

Qui

joint-venture entre Pelichet Expositions, à Genève, et une équipe de production basée à Paris

Contact

contact@luxebylake.com · 111 avenue Victor Hugo, 75016 Paris · Pelichet Expositions, route des Jeunes 55, 1212 Grand-Lancy (Genève)

Du dîner de gala à la réception de Maison

Le dîner de gala se tient assis, avec plan de table, service et prises de parole. À une soirée de lancement, la Maison présente une pièce ou une collection à ses clients et à la presse : la page lancement de produit horlogerie la détaille. La réception privée, en petite jauge, se donne dans un salon, une boutique après la fermeture ou un lieu prêté pour un soir.

Chaque format a ses contraintes : le rythme du service, la place de l'objet, le moment des discours, la sortie des invités. Nous les posons dès le brief, puis nous les traduisons en plan technique et en planning minute par minute.

Le dispositif se règle à la taille de la soirée : une équipe complète avec un responsable par pôle quand l'ampleur le demande, une seule personne qui tient projet, production et technique pour un dîner en petit comité.

Un événement sobre garde toute son élégance.

Ce que nous prenons en charge

Pour une soirée de gala, nous coordonnons tous les métiers sous une seule direction de projet :

• le lieu : repérage avec vous, contrats, horaires de montage et de démontage, autorisations
• la scénographie : d'après les dessins de vos studios, ou avec directeurs artistiques, scénographes et ensembliers de notre réseau
• la production : son, lumière, vidéo, structures, décors et mobilier, intégration audiovisuelle
• la table : coordination du traiteur et du service, plan de table, choix du mobilier et des arts de la table
• l'accueil : invitations, accueil, vestiaire, protocole, transport des invités, sécurité, assurances
• la régie : direction de la soirée en temps réel, du premier invité au dernier camion

Nous signons un accord de confidentialité avant tout accès au projet, et aucune image de la soirée ne sort sans votre accord écrit. Nous pouvons aussi organiser la photographie et la captation, et les images appartiennent à votre Maison.

Un projet réussi naît d'une rencontre entre des gens qui aiment leur métier, au service de l'objet.

Soirée de gala entreprise

Une soirée de gala d'entreprise suit la même méthode qu'une soirée de Maison. Elle peut réunir vos clients en fin d'année, vos équipes autour d'une date anniversaire, ou vos partenaires autour d'une annonce. Quand la liste réunit les clients d'une banque privée ou d'un gérant de fortune, nous la traitons sous accord de confidentialité et la restituons ou la détruisons en fin de mission.

Le chiffrage par poste vous permet d'arbitrer entre lieu, table, technique, scénographie et accueil, et de placer le budget dans ce que vos invités voient et vivent. Nous vous alertons tant qu'il est encore temps de décider. Pour un événement qui réunit votre comité de direction sur plusieurs jours, voyez la page séminaire de direction, et pour un voyage de récompense, voyage incentive.

Galas à Genève, Paris et Dubaï

À Genève, les palaces de la rade, comme l'hôtel des Bergues, accueillent dîners et réceptions, le Bâtiment des Forces Motrices, ancienne usine posée sur le Rhône, se loue pour des soirées, et la CGN propose en privatisation son bateau Lausanne, jusqu'à 500 convives assis. Voyez la page studio de production événementielle à Genève.

À Paris, l'hôtel de la Marine, la Monnaie de Paris ou le Grand Palais se privatisent pour des soirées, comme de nombreux hôtels particuliers : voyez la page studio de production événementielle à Paris. À Dubaï, les grands hôtels de Jumeirah et Dubai Opera, dont la salle se transforme en plancher plat, reçoivent dîners et soirées, et le désert les accueille de novembre à mars ; pendant le ramadan, les dîners commencent après le coucher du soleil. Voyez la page studio de production événementielle à Dubaï. En saison, nous montons aussi le décor à Gstaad, à Saint-Moritz ou à Crans-Montana.

Dans chaque ville, l'équipe et l'interlocuteur restent les mêmes, avec un seul chiffrage par poste.

Une soirée responsable, de la conception au démontage

La responsabilité d'une soirée se joue dès la conception, le chiffrage et le planning, et nous appliquons les principes de l'ISO 20121. Nous louons plutôt que de fabriquer, nous stockons chez Pelichet Expositions les décors à plusieurs vies, et nous préférons les LED sur le réseau du lieu aux groupes électrogènes. Nous arrêtons ces choix avec vous dès le dessin du décor et le choix du lieu.

Sur place, nous trions les déchets et donnons les repas non servis, le mobilier et les matériaux qui peuvent l'être. Chaque chiffrage comporte un volet RSE, et chaque soirée se clôt sur une fiche bilan établie avec les indicateurs de votre Maison. La page qui sommes-nous détaille nos engagements.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance faut-il organiser une soirée de gala ?

Le délai dépend d'abord du lieu et de la fabrication du décor. Les lieux recherchés se réservent tôt, surtout pendant les grandes semaines du calendrier, comme Watches and Wonders à Genève ou les semaines les plus chargées du calendrier parisien. Nous fixons le planning dès l'étape de faisabilité et vous signalons les réservations à confirmer en priorité.

Pouvez-vous trouver le lieu ?

Oui. Nous menons le repérage avec vous, à partir de votre date, du nombre d'invités et de l'ambiance recherchée. Nous vérifions les accès, les horaires de montage, les contraintes techniques et les autorisations, puis nous intégrons le lieu au chiffrage par poste.

Travaillez-vous avec notre traiteur et nos prestataires habituels ?

Oui. La coordination de tous les prestataires fait partie de notre métier, qu'ils viennent de votre Maison ou de notre réseau. Nous les intégrons au plan technique, au planning et à la régie de la soirée, avec un seul interlocuteur pour vous.

Comment le budget d'une soirée de gala est-il présenté ?

Par poste, dès la faisabilité : lieu, table, scénographie, technique, accueil, transport des invités, avec un volet RSE. Vous arbitrez ligne par ligne, et le bilan se clôt sur un budget arrêté avec vous.

Que deviennent le décor et le repas après la soirée ?

Les décors conçus pour plusieurs vies repartent chez Pelichet Expositions, à Genève, pour un prochain événement. Nous donnons les repas non servis et le mobilier qui peut l'être, et la fiche bilan en rend compte à votre Maison.

Qui garde les photos et les vidéos de la soirée ?

Votre Maison. Nous pouvons organiser la photographie et la captation, et aucune image de montage ou d'événement ne sort sans votre accord écrit. En fin de mission, nous vous remettons les archives et restituons ou détruisons les documents de travail.

Organisez-vous des soirées de gala hors de Suisse ?

Oui, à Paris avec notre équipe parisienne, à Dubaï, et partout où votre Maison nous emmène. Les décors voyagent depuis Genève avec Pelichet Expositions. La méthode reste celle de notre studio de production événementielle au service des Maisons : un interlocuteur, un chiffrage par poste et la confidentialité pour maître-mot.