Séminaire de direction : réunissez votre comité à Genève ou en montagne

Commençons par un brief

Votre comité se retrouve deux jours loin du bureau, avec une salle pour décider et une table pour se parler autrement. Pour un séminaire de direction, vous fixez l'ordre du jour et la liste des participants, et nous réalisons tout le reste, de la faisabilité au bilan : lieu, salles, technique, transport, soirées. Luxury by the Lake réunit pour cela Pelichet Expositions, à Genève, et une équipe de production basée à Paris, avec un seul interlocuteur du brief au retour.

En bref

Ce que nous faisons

organisation et production de séminaires de direction et d'événements d'entreprise, de la faisabilité au bilan

Lieux

palaces de la rade et CICG à Genève, stations en saison (Gstaad, Saint-Moritz, Crans-Montana), Paris et Dubaï

Prise en charge

lieu, salles de travail et plénière, technique, programme, transport des participants, hébergement, soirées, accueil

Dispositif

une personne pour un comité resserré, une équipe complète pour une conférence ; un interlocuteur et une expertise pour du conseil

Confidentialité

accord signé avant tout accès au projet, documents restitués ou détruits en fin de mission

Contact

contact@luxebylake.com · 111 avenue Victor Hugo, 75016 Paris · Pelichet Expositions, route des Jeunes 55, 1212 Grand-Lancy (Genève)

Séminaire de direction : ce que nous organisons

Nous prenons en charge l'ensemble du séminaire, sous une seule direction de projet :

• le lieu : repérage avec vous, réservation, salles de travail, plénière et espaces de pause
• la technique : son, vidéo, projection, connexion des intervenants à distance, intégration audiovisuelle dans les salles
• le programme : séquences de travail, prises de parole, temps de respiration, activités en extérieur
• la logistique : transport des participants, le train d'abord, puis les transferts privés, hébergement, accueil et protocole
• les soirées : dîner d'arrivée, dîner de clôture, et la table qui va avec

Un comité de direction travaille sur des sujets sensibles. Nous signons un accord de confidentialité avant tout accès au projet, nos équipes de régie travaillent en retrait des salles, et nous restituons ou détruisons les documents en fin de mission.

La discrétion fait partie de notre manière de travailler, dès le premier échange.

Organisation événement entreprise : les formats

Au-delà du séminaire de direction, nous produisons pour les entreprises et les Maisons :

• les comités et les retraites de direction, sur une journée ou plusieurs
• les soirées de fin d'année et les dîners de remerciement, détaillés sur la page organisation de soirée de gala
• les conférences et les annonces internes, avec plénière et technique
• les voyages de récompense pour vos équipes ou vos clients, présentés sur la page voyage incentive

Le dispositif suit la taille du groupe. Une personne peut tenir projet, production et technique pour un comité de quelques personnes dans un hôtel. Pour une conférence sur plusieurs salles, le dispositif complet donne un responsable à chaque pôle, avec une seule voix face à vous.

Les lieux : Genève, les stations, Paris et Dubaï

À Genève, les palaces de la rade accueillent les séminaires en ville, et le CICG, centre de congrès, une audience plus large : voyez la page studio de production événementielle à Genève.

En saison, vous pouvez réunir votre comité en montagne, à Gstaad, à Saint-Moritz ou à Crans-Montana, dans des hôtels qui rassemblent salles et chambres. Nous prévoyons les transferts, les accès en hiver et les horaires des participants dès le planning. Suisse Tourisme recense aussi les lieux de séminaire du pays.

Hors de Suisse, Paris offre le palais Brongniart, l'ancienne Bourse, pour une grande conférence, et Dubaï les salles de congrès de ses hôtels : voyez les pages studio de production événementielle à Paris et studio de production événementielle à Dubaï.

Séminaire d'entreprise : un interlocuteur, un chiffrage par poste

Un séminaire mobilise beaucoup de monde : lieu, hôtel, transporteurs, techniciens, traiteur, intervenants. Un seul interlocuteur les coordonne et tient pour vous le planning, le budget et les alertes.

Le brief part de l'ordre du jour et des attentes du comité. Le repérage donne ensuite le plan technique et un budget par poste, avec un volet RSE : lieu, hébergement, technique, transport, restauration, soirées. Viennent ensuite fournisseurs, montage et régie pendant les séances, puis le bilan, avec le budget clos et les archives du projet. Notre studio de production événementielle au service des Maisons applique cette méthode à chaque mission, et la page qui sommes-nous présente l'alliance.

Le budget suit le projet, poste par poste.

Un séminaire haut de gamme et responsable

Pour un séminaire haut de gamme, nous soignons le détail : une salle à la bonne lumière, une connexion stable, des pauses au bon moment, une table qui donne envie de prolonger la conversation. Nous pensons aussi la responsabilité du séminaire dès la conception, le chiffrage et le planning, et nous appliquons les principes de l'ISO 20121.

Nos équipes voyagent en train et nous proposons le train aux participants chaque fois que le trajet s'y prête. Nous travaillons d'abord avec les lieux, les artisans et les équipes locales, nous louons plutôt que de fabriquer, et nous donnons les repas non servis et le matériel qui peut l'être. Chaque séminaire se clôt sur une fiche bilan établie avec les indicateurs de votre entreprise.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance faut-il organiser un séminaire de direction ?

Le délai dépend d'abord du lieu et de la saison. En station l'hiver, ou à Genève pendant Watches and Wonders, nous vous conseillons de réserver tôt. Nous ouvrons l'étape de faisabilité dès que vous connaissez vos dates et le nombre de participants, puis nous vous signalons les réservations à confirmer en priorité.

Comment choisissez-vous le lieu du séminaire ?

À partir de l'ordre du jour, du nombre de participants et de l'ambiance recherchée. Nous visitons les lieux avec vous, vérifions salles, technique, chambres, accès et horaires, puis intégrons le lieu retenu au chiffrage par poste. En montagne, nous vérifions aussi les transferts et les accès en hiver.

Pouvez-vous prévoir une activité entre deux séances ?

Oui. Le programme peut inclure une activité en extérieur, une visite ou un dîner d'altitude en station, prévus dès le planning. Quand le séjour devient une récompense pour vos équipes, voyez la page voyage incentive.

Gérez-vous la technique et les intervenants à distance ?

Oui. Son, vidéo, projection et connexion des intervenants à distance font partie du plan technique, au même titre que la lumière des salles. Notre régie tient la technique pendant les séances, en retrait, pour que le comité se concentre sur ses échanges.

Comment protégez-vous la confidentialité des échanges ?

L'accord de confidentialité est signé avant tout accès au projet. Aucune image ne sort sans votre accord écrit, et nous restituons ou détruisons les documents en fin de mission. Si votre entreprise accepte qu'un séminaire soit évoqué, elle en fixe le périmètre et les mots.